Règlement - Organisation
Article 5
Les parties désireuses de recourir à la procédure de conciliation organisée par la chambre adresseront en ce sens une demande au siège de l'A S. B. L..
Cette demande sera formulée soit conjointement en l'absence de toute clause contractuelle prévoyant la procédure de conciliation, soit à l'initiative de l'une ou l'autre des parties dans l'hypothèse inverse.
La demande contiendra un résumé succinct de la contestation existante permettant de déterminer le cadre contractuel liant éventuellement les parties et la nature des difficultés techniques rencontrées.
La demande mentionnera également toute information permettant de cerner l'urgence de l'intervention sollicitée.
Si le bureau estime, sur la base des informations ainsi communiquées, ne pas disposer des éléments suffisants pour la désignation des conciliateurs CCAI, il formulera à cette fin toute interrogation adéquate dans les meilleurs délais.
En outre, si la demande n'émane pas de l'ensemble des parties en litige, le bureau interpellera les autres parties concernées en vue de recueillir leur accord sur la procédure de conciliation sollicitée.
À défaut d'accord conjoint des parties, le bureau constatera l'absence de possibilité de mise en œuvre de la procédure de conciliation, sans préjudice des droits respectifs des parties.
Article 6
Après avoir recueilli les informations déterminées à l'article 5 ci-avant, le bureau désignera un conciliateur juriste et un conciliateur technicien sur base des listes établies, à moins que les parties ne se soient entendues sur le nom desdits conciliateurs ou de l'un d'entre eux, sauf exception dûment appréciée par le bureau.
En toutes circonstances, les conciliateurs seront au nombre de deux, à savoir un juriste et un technicien.
Le bureau informera les parties et les conciliateurs de cette désignation dans les quinze jours au plus tard de la réception de l'ensemble des informations nécessaires.
Il aura, au préalable, vérifié l'absence apparente de circonstances d'incompatibilités à l'intervention de l'un ou l'autre conciliateur.
Article 7
Sans préjudice d'une intervention plus rapide nécessitée par l'urgence de la cause, les conciliateurs désignés notifieront aux parties dans les huit jours de leur désignation les jour et heure de la réunion préliminaire qui, sauf exception, se tiendra sur les lieux litigieux.
Dans la mesure du possible, ils se seront préalablement assurés des convenances des parties concernées.
Sous réserve de la nécessité des contacts liés à l'organisation de leur mission, les conciliateurs s'abstiendront de tout contact personnel non contradictoire avec l'une ou l'autre des parties et/ou leurs conseils.
Article 8
Lors de la réunion préliminaire, les conciliateurs veilleront à arrêter, en concertation avec les parties, les modalités pratiques de la procédure.
Celles-ci devront notamment prévoir la communication de manière contradictoire aux conciliateurs des pièces des dossiers respectifs dans les plus brefs délais ainsi que toute modalité permettant aux conciliateurs d'avoir une connaissance aussi exhaustive que possible des éléments tant de fait que de droit du litige.
Sauf exception dûment justifiée et approuvée par les parties la conciliation ne peut excéder une durée de deux mois à dater de la première réunion.
Dès le moment où les conciliateurs estimeront disposer des éléments suffisants pour tenter de concilier les parties, ils convoqueront celles-ci au lieu qu'ils estimeront adéquat et formuleront leur proposition de conciliation de manière verbale.
Si un accord entre parties se dégage à l'initiative des conciliateurs, ceux-ci en établiront un procès-verbal qui sera dûment contresigné par toutes les parties et qui prévoira les modalités de règlement de leur état d'honoraires et frais.
La signature du protocole ou la constatation de l'échec met fin à la mission des conciliateurs.
L'ensemble des éléments exposés en cours de conciliation ainsi que l'avis des conciliateurs resteront, à défaut d'accord, confidentiels et ne préjudicieront en aucun cas aux droits des parties.
Article 9
Les prestations des conciliateurs seront rémunérées sur la base d'un taux horaire de 85 € hors TVA.
Au plus tard lors de la réunion préliminaire, une provision couvrant les prestations prévisibles pourra être demandée aux parties. En ce cas, celle-ci devra être constituée préalablement à la poursuite de la mission des conciliateurs.
Les conciliateurs veilleront également à s’assurer du paiement par les parties des frais de dossier dû à la chambre.
Au terme de leur mission, les conciliateurs établiront leur état de frais et honoraires qui sera communiqué aux parties. Au besoin, l'état sera réparti entre les conciliateurs au prorata des prestations effectivement posées par chacun d'entre eux.
Sauf circonstances exceptionnelles, les provisions et honoraires seront supportés par parts égales entre toutes les parties concernées.
Toute difficulté concernant la rémunération des conciliateurs pourra être portée à la connaissance du bureau de la chambre qui aura pour mission de régler ladite difficulté.
